Kako povezati alate koje već koristite?
Poslovna automatizacija ne zahteva uvek zamenu aplikacija koje već koristite. Često je korisnije povezati postojeće alate tako da informacije prolaze između njih bez stalnog ručnog prepisivanja. Time se smanjuje mogućnost greške i ubrzava početak narednog zadatka.
Pre povezivanja potrebno je jasno razumeti koji događaj pokreće proces, koje informacije treba preneti i ko proverava rezultat.
Šta ovo znači u praksi?
Jedan događaj u postojećem alatu može da pokrene naredni, unapred definisani korak. Nova prijava može da napravi zapis u evidenciji, promena statusa može da obavesti odgovornu osobu, a novi zahtev može da otvori zadatak. Važno je da se prenose samo potrebne i jasno određene informacije.
Povezivanje ima smisla kada aplikacije već dobro služe svom osnovnom poslu, ali između njih postoji nepotrebno ručno kopiranje. Pristupi moraju biti kontrolisani, a poverljivi podaci zaštićeni. Čovek određuje pravila, proverava da li su podaci stigli na pravo mesto i reaguje na izuzetke.
Jednostavan primer
Zamislite da nova prijava stigne sa sajta. Umesto da je zaposleni ručno prepisuje, osnovni podaci mogu automatski da kreiraju zapis u tabeli i obaveštenje osobi odgovornoj za dalji kontakt.
Odgovorna osoba proverava potpunost prijave i odlučuje o narednom koraku. Sistem prenosi informacije i daje signal, ali ne procenjuje samostalno potrebe klijenta.
Šta je važno da zapamtite?
Počnite od toka informacija, a ne od liste alata. Jasno odredite šta pokreće proces, koji podaci se prenose, gde treba da stignu i ko proverava rezultat. Ne prenosite više informacija nego što je potrebno.
Najbolje rešenje često zadržava aplikacije koje tim već razume i uklanja samo ručne prelaze između njih. Bezbednost pristupa i ljudska kontrola moraju biti deo sistema od početka.
EVOLVA INSIGHT
EVOLVA Insight: Najbolji sistem često ne menja sve alate, već omogućava postojećim alatima da razmenjuju informacije na uređen način.