Gde automatizacije najčešće greše?
Automatizovan proces može da ubrza posao, ali može i da ponovi grešku mnogo puta ako su podaci ili pravila pogrešni. Zbog toga automatizacija nije završena kada se prvi put pokrene. Potrebno je proveriti kako reaguje na očekivane situacije, ali i na nepotpune ili neuobičajene podatke.
Najčešći problemi ne nastaju zato što je alat „loš“, već zato što proces nije dovoljno jasno definisan ili testiran.
Šta ovo znači u praksi?
Greške često počinju od ulaznih podataka: nedostaje obavezna informacija, polje je popunjeno u drugačijem formatu ili je podatak netačan. Problem mogu biti i nejasna pravila, kao kada nije određeno šta sistem radi sa izuzetkom. Promena aplikacije ili strukture podataka takođe može prekinuti ranije stabilan tok.
Rizik raste kada nema ljudske kontrole. Važno je znati ko prati rezultate, kako se uočava problem i kada proces treba zaustaviti. Pre stvarne upotrebe sistem se proverava na malom broju slučajeva, a zatim se prati i prilagođava kada se promeni način rada.
Jednostavan primer
Zamislite automatsku poruku koja se šalje posle prijave. Ako formular nema obaveznu proveru ključnog podatka, poruka može otići pogrešnoj osobi ili sadržati nepotpunu informaciju.
Pre slanja, sistem treba da prepozna da podatak nedostaje i prosledi slučaj osobi na proveru. Automatizacija tada ne pokušava da sakrije problem, već jasno označava izuzetak.
Šta je važno da zapamtite?
Automatizacija zavisi od kvaliteta podataka i jasnoće pravila. Predvidite osnovne izuzetke, odredite ko proverava rezultat i testirajte proces pre nego što postane deo svakodnevnog rada. Posebno proverite šta se događa kada podatak nedostaje ili dolazi u neočekivanom obliku.
Proces treba ponovo proveriti kada se promeni alat, formular, naziv polja ili odgovornost u timu. Automatizacija ne uklanja potrebu za nadzorom; ona zahteva disciplinovaniju kontrolu pravila i rezultata.
EVOLVA INSIGHT
EVOLVA Insight: Automatizacija ne uklanja potrebu za proverom. Ona zahteva da pravila i izuzeci budu pažljivije definisani.